Der erste Kontakt mit einer neuen Klientin oder einem neuen Klienten ist oft der zeitaufwändigste Teil der Pflegeberatung. Stammdaten erfassen, Pflegegrad prüfen, Versorgungssituation dokumentieren, das erste §37.3-Protokoll anlegen, Angehörige informieren — und das alles an verschiedenen Stellen, in verschiedenen Dateien, manchmal auf Papier.
Der PflegePur Navigator fasst diese fünf Kernaufgaben in einem strukturierten Workflow zusammen: die digitale Erstberatung. In diesem Beitrag zeigen wir, wie der Workflow in der Praxis funktioniert — von der Fallanlage bis zum automatisch versendeten Portal-Link für Angehörige.
5 Schritte · E2E · Tablet-Ansicht · Portal
Folgebesuch §37.3: ca. 8 Min.
Das Problem: Erstberatung ohne Struktur kostet doppelt so viel Zeit
Pflegeberater:innen verlieren durchschnittlich 30–45 Minuten pro Neufall für administrative Aufgaben: Stammdaten in verschiedene Systeme einpflegen, Pflegegrad manuell recherchieren, Versorgungsplan auf Papier skizzieren, Protokoll rückwirkend schreiben. Das ist Zeit, die beim Klienten fehlt.
Das eigentliche Problem ist kein Zeitproblem — es ist ein Strukturproblem. Wenn klar ist, welche fünf Dinge bei der Erstberatung erledigt werden müssen und in welcher Reihenfolge, ist die Beratung schneller, vollständiger und nachweissicherer.
Die 5 Schritte der digitalen Erstberatung
Der Workflow führt Sie durch alle Pflichtschritte einer vollständigen Fallaufnahme. Jeder Schritt ist mit den relevanten Tools verknüpft — Sie verlassen die Oberfläche nicht, alles ist direkt aufrufbar.
Schritt 1: Stammdaten vervollständigen
Am Anfang steht die Klientenakte. Im Navigator erfassen Sie alle relevanten Stammdaten direkt in der E2E-verschlüsselten Klientenverwaltung:
Wichtig: Alle PII-Daten (personenbezogene Informationen) werden Ende-zu-Ende-verschlüsselt gespeichert — auch bei Team-Accounts. Nur Benutzer mit dem korrekten Schlüssel können die Daten entschlüsseln.
Schritt 2: Pflegegrad ermitteln (NBA)
Falls der Pflegegrad noch nicht festgestellt oder eine Höherstufung geplant ist, startet der Navigator direkt den NBA-Rechner. Das Ergebnis wird automatisch in die Klientenakte übernommen und bildet die Grundlage für die Leistungsansprüche.
Das Ergebnis der NBA-Berechnung wird direkt in die Klientenübersicht übernommen: Leistungsansprüche 2026 nach Pflegegrad, §45b-Budget, VP+KZP-Topf, Wohnraumanpassung — alles sofort sichtbar.
Schritt 3: §7a Versorgungsplan anlegen
Schritt 3 ist für viele Berater:innen der wertvollste Teil des Workflows — weil er das Gespräch strukturiert. Der §7a-Versorgungsplan erfasst die gesamte Versorgungssituation des Klienten:
Schritt 4: §37.3 Erstprotokoll erstellen
Das §37.3-Protokoll ist der gesetzliche Pflichtnachweis — und mit dem Navigator der schnellste Teil des Workflows. Wichtig für die Erstberatung: Das System erkennt, dass es sich um den ersten Besuch handelt, und schlägt die korrekte Beratungsfrequenz automatisch vor.
Der Durchführungsweg wird korrekt im Protokoll ausgewiesen — ob Hausbesuch, Videoberatung oder Telefonkontakt. Seit 01.01.2026 sind alle drei Varianten dokumentationspflichtig.
Bei Hausbesuchen: Klient:in oder Angehörige/r unterschreibt direkt auf dem Tablet. Die Unterschrift wird in das PDF eingebettet — kein separater Druckschritt nötig.
Das fertige PDF wird direkt an die Pflegekasse gesendet — entweder als E-Mail-Anhang oder per DTA-Export (XML/CSV). Ein weiterer Schritt entfällt.
Schritt 5: Angehörige einladen — zuhause.pflegepur.com
Der letzte Schritt ist gleichzeitig der Mehrwert, den kein anderes System in dieser Form bietet: Nach der Erstberatung erstellt der Navigator automatisch einen personalisierten Portal-Link für zuhause.pflegepur.com.
Der Link wird per WhatsApp oder E-Mail versandt — direkt aus dem Navigator heraus. Angehörige brauchen keinen Account, keine App, kein Passwort. Sie öffnen den Link und sehen genau das, was sie wissen müssen.
Die Tablet-Ansicht: Alles auf einen Blick beim Hausbesuch
Nach der Erstberatung steht die vollständige Klientenübersicht zur Verfügung — optimiert für den nächsten Hausbesuch. Die Tablet-Ansicht zeigt auf einer einzigen Seite:
Diese Übersicht läuft auf jedem Tablet-Browser — ohne App-Installation, ohne Offline-Cache. Öffnen Sie den Navigator beim Hausbesuch und haben Sie alles, was Sie für ein professionelles Gespräch brauchen.
Erstberatung vorher und nachher — ein ehrlicher Vergleich
Praxisbeispiel: Erstberatung Bully Bolly, Pflegegrad 2
Erstberatung am 13. März 2026. Beim Öffnen der Klientenakte startet der Navigator automatisch den Erstberatungs-Workflow. Schritt 1 — Stammdaten — ist bereits ausgefüllt. Der Berater klickt auf Schritt 2:
🗺️ §7a Versorgungsplan angelegt — 2 offene Maßnahmen in Fristenampel
📋 §37.3 Erstprotokoll versandt — DTA-Export an AOK Niedersachsen
🏠 Angehörigen-Link erstellt und per WhatsApp versandt
Häufige Fragen
Fazit: Struktur schlägt Improvisation — jedes Mal
Die Erstberatung ist der Moment, in dem das professionelle Fundament gelegt wird. Wer diesen ersten Kontakt strukturiert und digital dokumentiert, spart bei jedem Folgebesuch Zeit — und gibt Klienten und Angehörigen das Gefühl, dass ihre Beraterin oder ihr Berater alles im Blick hat.
Der 5-Schritte-Workflow im PflegePur Navigator ist keine Pflichtübung — er ist das Werkzeug, mit dem Erstberatung in unter 10 Minuten vollständig, nachweissicher und professionell erledigt wird.
Weiterführend:
§5 Prävention dokumentieren: Der komplette Workflow (26.02.2026)
§5 SGB XI Prävention: Was Pflegeberater ab 2026 wissen müssen (20.02.2026)
Quellen:
§37 Abs. 3 SGB XI — Beratungsbesuche in der häuslichen Pflege
§7a SGB XI — Pflegeberatung
§5 SGB XI i.V.m. BEEP-Gesetz, BGBl. I Nr. 371, 29.12.2025
§5 SGB V — Versicherungspflicht / Prävention
